Drive et bases de connaissances
Qui peut ajouter un document de Drive à une base, ce que voient les membres d’une base, où lire le journal et ce que contient l’export.
Les utilisateurs peuvent ajouter un document de Drive à une base de connaissances. Les agents qui utilisent cette base répondent alors à partir de son contenu. Le document reste dans Drive, où il se lit et se modifie ; la base suit ses modifications.
Vous n’avez rien à régler dans l’administration. Les droits viennent du partage du document dans Drive et du niveau d’accès de chacun sur la base. Cette page vous indique qui peut faire quoi, où suivre ce qui a été ajouté, et ce que contient l’export.
Ajouter un document à une base ouvre son contenu à tous les membres de cette base, y compris à ceux qui n’ont pas accès au document dans Drive. C’est le principe de la fonction, et l’écran le rappelle avant chaque ajout.
Ouvrir la fonction
La fonction est ouverte instance par instance, par l’équipe Superfasttt. Vous ne l’activez pas depuis l’administration.
Si vos utilisateurs ne voient ni la colonne Bases ni l’action Ajouter à une base… dans Drive, la fonction n’est pas encore ouverte pour votre instance. Demandez son ouverture au support.
Elle ne sert que si vos utilisateurs disposent des applications Drive et Bases de connaissances, et s’il existe au moins une base documentaire. Un catalogue ne reçoit pas de documents de Drive.
Si la fonction est refermée après avoir servi, plus rien n’entre dans les bases. Les documents déjà ajoutés y restent, dans la dernière version lue. Ils en sortent toujours quand ils sont mis à la corbeille ou quittent leur dossier, et un admin de la base peut toujours les retirer depuis l’écran de la base.
Qui peut faire quoi
| Action | Qui peut la faire |
|---|---|
| Ajouter un document à une base | La personne qui gère les accès du document et qui est Contributeur ou Admin de la base. |
| Voir dans quelles bases se trouve un document | Toute personne qui lit le document, pour les bases auxquelles elle a accès. La personne qui gère ses accès les voit toutes. |
| Retirer un document d’une base, depuis Drive | La personne qui l’a ajouté, celle qui gère ses accès, ou un admin de la base. |
| Retirer un document d’une base, depuis l’écran de la base | Un admin de la base. |
| Relancer un document en échec | Les mêmes personnes que pour le retirer depuis Drive. |
| Choisir un dossier de Drive qui alimente une base, et l’arrêter | Un admin de la base. |
| Supprimer un dossier qui alimente une base | Un admin de la base. |
| Ranger un document dans un dossier qui alimente une base | Toute personne qui peut déplacer le document. Il n’entre dans la base que si elle remplit les conditions d’un ajout ; sinon il reste Hors base. |
Gérer les accès d’un document, c’est en être l’auteur ou l’avoir reçu en partage avec la permission Admin. Un compte-rendu ou un document de projet suit sa réunion ou son projet : ses accès sont gérés par le propriétaire de la réunion ou du projet, et par les personnes qui y ont la permission Admin.
Un rôle d’administration de l’instance ne remplace pas cette condition. Pour ajouter à une base le document d’un collègue, il faut que ce collègue vous donne la permission Admin sur le document, ou qu’il l’ajoute lui-même.
Ce que voit un membre d’une base
Un membre de la base, même en Lecture, peut :
- obtenir des réponses qui s’appuient sur le document, à travers ses agents ;
- lire le contenu que la base tient du document, dans l’écran de la base ;
- voir son titre, la personne qui l’a ajouté et, le cas échéant, le nom du dossier par lequel il est entré.
Il ne peut pas ouvrir le document dans Drive, ni le modifier, tant que le document ne lui est pas partagé dans Drive. L’écran le lui indique par la mention Privé dans le drive. Dans Chatbot, l’action Ouvrir dans le Drive d’une source citée n’apparaît que pour les personnes qui ont accès au document.
Avant un ajout, l’écran annonce le nombre de membres qui pourront lire le contenu. Ce nombre est un minimum : il compte le propriétaire de la base, les personnes avec qui elle est partagée et les membres des équipes concernées. Il ne compte pas les comptes Super Admin, qui ont accès à toutes les bases, ni les agents et intégrations qui interrogent la base.
Gel de l’ajout de contenu
Quand la politique de Confidentialité IA gèle l’ajout de contenu dans une base, aucun document de Drive n’y entre. Les utilisateurs lisent La politique de confidentialité IA gèle l’ajout de contenu dans cette base.
Après la levée du gel, un document resté en échec pour cette raison ne repart pas de lui-même. Il repart à sa prochaine modification, ou quand un utilisateur clique sur Réessayer dans Drive.
Suivre qui a ajouté quoi
Chaque ajout, chaque retrait et chaque choix de dossier est consigné dans le journal d’activité de votre instance.
La colonne Ressource contient une phrase par événement. La colonne Utilisateur nomme la personne qui a fait le geste.
| Vous lisez | Ce qui s’est passé |
|---|---|
| Camille a ajouté « Contrat cadre » à la base « Juridique » | Ajout à la main, depuis Drive. |
| « Contrat cadre » est entré dans la base « Juridique » par le dossier « Contrats » | Le document a été rangé dans un dossier qui alimente la base, ou s’y trouvait quand le dossier a été choisi. La colonne Utilisateur nomme la personne qui l’a rangé ou qui a choisi le dossier. |
| Camille a sorti « Contrat cadre » de la corbeille : il est revenu dans la base « Juridique » | Le document a été restauré. |
| Camille a retiré « Contrat cadre » de la base « Juridique » | Retrait depuis Drive. La phrase se termine par « depuis l’écran de la base » quand le retrait vient de l’application Bases de connaissances. |
| Camille a mis « Contrat cadre » à la corbeille : il est sorti de la base « Juridique » | Mise à la corbeille dans Drive. |
| « Contrat cadre » est sorti de la base « Juridique » : la réunion ou le projet dont il venait a été supprimé | Le document n’existe plus. Personne n’est nommé. |
| Camille a déplacé « Contrat cadre » hors du dossier « Contrats » : il n’alimente plus la base « Juridique » | Le document a quitté le dossier qui le faisait entrer dans la base. |
| Camille a arrêté d’alimenter la base « Juridique » avec le dossier « Contrats » : « Contrat cadre » en est sorti | Le dossier a été arrêté. Il y a une ligne par document sorti. |
| Camille a supprimé le dossier « Contrats » : « Contrat cadre » est sorti de la base « Juridique » | Le dossier qui alimentait la base a été supprimé. |
| Camille a supprimé la base « Juridique » : « Contrat cadre » en est sorti | La base a été supprimée. Le document reste dans Drive. |
| Camille a ajouté « Contrat cadre » à la main à la base « Juridique », où le dossier « Contrats » l’avait fait entrer : il n’y dépend plus de ce dossier | Le document restera dans la base même s’il quitte le dossier. |
| Camille a retiré « Contrat cadre » de la base « Juridique » : il y reste, mais n’y entre plus que par le dossier « Contrats » | L’ajout à la main a été défait. Le dossier continue de faire entrer le document. |
| Camille a relancé l’ajout de « Contrat cadre » à la base « Juridique », qui avait échoué | Clic sur Réessayer. |
| Camille a choisi le dossier « Contrats » pour alimenter la base « Juridique » | Un admin de la base a choisi ce dossier. Il y a aussi une ligne par document entré. |
| Camille a arrêté d’alimenter la base « Juridique » avec le dossier « Contrats » | Un admin de la base a arrêté ce dossier. La phrase se termine par « depuis l’écran de la base » quand il l’a fait depuis l’application Bases de connaissances. |
| Camille a supprimé le dossier « Contrats » : il n’alimente plus la base « Juridique » | Le dossier a été supprimé. |
| Camille a supprimé la base « Juridique » : le dossier « Contrats » ne l’alimente plus | La base a été supprimée. |
Quand le journal ne sait pas qui a agi, la colonne Utilisateur affiche un tiret et la phrase ne nomme personne, par exemple « Contrat cadre » est sorti de la base « Juridique » : document mis à la corbeille.
À savoir pour lire ce journal :
- Les noms sont ceux d’aujourd’hui. Un document renommé depuis apparaît sous son nouveau titre.
- Un document aujourd’hui à la corbeille est signalé sous la phrase : Ce document est aujourd’hui à la corbeille.
- Un objet qui n’existe plus perd son nom. La phrase écrit à la place « (document supprimé depuis) », « (supprimé depuis) » pour un dossier ou « (supprimée depuis) » pour une base. Seule la ligne de la suppression elle-même garde le nom du dossier ou de la base.
- Les identifiants s’affichent au survol de la phrase. Ils permettent de suivre un document même après un changement de nom.
- Un ajout refusé ne laisse aucune ligne. Le journal consigne ce qui a eu lieu.
- Choisir un gros dossier écrit beaucoup de lignes : une par document.
Exporter CSV télécharge les événements du filtre en cours. Chaque ligne du fichier se lit seule : la date, l’e-mail et le nom de la personne, l’action et sa cause, puis le titre du document, le nom du dossier et celui de la base, chacun avec son identifiant. Les noms sont ceux lus au moment de l’export ; la ligne d’une suppression garde le nom de ce qui a été supprimé. Le fichier contient des données personnelles : conservez-le comme tel. Si le journal est trop volumineux pour un seul fichier, l’écran vous demande de filtrer par type avant d’exporter.
Le fonctionnement général du journal est décrit dans Conformité.
Ce que contient l’export des données
L’export des données de votre instance indique quels documents et quels dossiers de Drive alimentent chaque base. Deux fichiers le décrivent, dans l’export des bases de connaissances comme dans l’export complet.
| Fichier | Une ligne par | Ce qu’elle indique |
|---|---|---|
knowledge_source_drive_documents.jsonl | document de Drive présent dans une base | La base, le titre du document, s’il a été ajouté à la main ou par un dossier, le dossier concerné, qui l’a ajouté et quand, son état. |
knowledge_source_drive_folders.jsonl | dossier de Drive qui alimente une base | La base, le nom et le chemin du dossier, qui l’a choisi et quand, le nombre de documents qu’il apporte. |
Chaque ligne porte les noms utiles pour être lue seule. Le texte que la base tient d’un document se trouve dans le fichier des documents de la base, sous le même identifiant de document.
À savoir :
- un document à la corbeille figure avec l’état
paused: il n’est plus lu par la base, mais il y reviendra s’il est restauré ; - un document en cours de retrait ne figure pas dans l’export ;
- l’export couvre toutes les bases de l’instance, quels que soient les droits de la personne qui le lance. Il est réservé aux comptes Super Admin et aux clés portables autorisées à déclencher un export.