Documents de Drive dans une base
Reconnaître les documents qui viennent de Drive, savoir ce que chacun peut en faire, les retirer et gérer les dossiers qui alimentent la base.
Une base documentaire peut contenir deux sortes de documents : des fichiers déposés dans la base, et des documents de Drive. Un document de Drive n’est pas copié. La base lit son contenu dans Drive et suit ses modifications. Il se lit, se modifie et se range dans Drive ; depuis la base, vous pouvez le consulter et le retirer.
Les catalogues ne sont pas concernés : ils ne reçoivent pas de documents de Drive.
Reconnaître un document venu de Drive
Dans l’onglet Contenu, sa ligne porte trois signes :
- sous son nom, la mention Depuis le drive, suivie de la personne qui l’a ajouté ou du dossier par lequel il est entré, par exemple Depuis le drive · ajouté par Camille ou Depuis le drive · par le dossier « Contrats » ;
- l’étiquette Drive, à la place du parser ;
- à droite, Ouvrir dans le drive si vous avez accès au document dans Drive, ou Privé dans le drive si vous ne l’avez pas.
Le nom affiché est le titre actuel du document dans Drive.
Ce que chaque membre de la base peut faire
Ajouter un document de Drive à une base ouvre son contenu à tous les membres de la base, quel que soit leur niveau d’accès.
| Niveau sur la base | Avec un document de Drive |
|---|---|
| Lecture | Lire son contenu dans la base, le retrouver par la recherche et l’utiliser à travers les agents. |
| Contributeur | La même chose. Peut aussi ajouter à la base, depuis Drive, un document dont il gère les accès. |
| Admin | La même chose. Peut aussi retirer un document de Drive de la base, choisir dans Drive un dossier qui alimente la base, et arrêter ce dossier. |
Aucun de ces niveaux ne donne accès au document dans Drive. Pour l’ouvrir ou le modifier, il faut qu’il vous soit partagé dans Drive.
Lire le contenu d’un document de Drive
La visionneuse n’affiche pas de fichier original et ne propose pas de téléchargement. Si vous n’avez pas accès au document dans Drive, elle l’indique : vous lisez le contenu par la base.
Ajouter un document de Drive à la base
L’ajout se fait depuis Drive, pas depuis la base :
- un document à la fois, ou plusieurs : voir Ajouter un document à une base de connaissances ;
- tout un dossier, dont chaque document entre dans la base : voir Alimenter une base avec un dossier.
La fenêtre Ajouter des documents le rappelle. Un fichier déposé dans la base sert aux agents, mais ne se lit ni ne se modifie ailleurs. Pour un document que vous voulez aussi lire et modifier, cliquez sur importez-le dans le drive, puis ajoutez-le à la base depuis Drive.
Retirer un document de Drive de la base
Réservé aux admins de la base. Le document est retiré de la base, il n’est pas supprimé : il reste dans Drive.
Le contenu du document ne sort plus dans les réponses de cette base. Le message 1 document retiré de la base. confirme l’opération.
Si vous lisez Retrait en cours, le retrait est enregistré : le document ne s’affiche plus dans la base et son contenu finit d’en sortir dans les instants qui suivent.
Un document retiré ne revient pas de lui-même, même s’il est modifié dans Drive. Pour qu’il revienne, il faut l’ajouter de nouveau depuis Drive.
La personne qui a ajouté le document et celle qui gère ses accès peuvent aussi le retirer, depuis Drive.
Pourquoi « Re-parser » est-il indisponible ?
Dès que la sélection contient un document de Drive, le bouton Re-parser est désactivé. Le contenu d’un document de Drive n’est pas analysé dans la base : il n’y a rien à re-parser. Décochez les documents de Drive pour retraiter les autres fichiers.
Gérer les dossiers de Drive qui alimentent la base
Quand un dossier de Drive alimente la base, la carte Dossiers du drive qui alimentent cette base apparaît dans l’onglet Contenu, au-dessus des documents. Tous les membres de la base la voient.
Chaque ligne indique le nom du dossier, la personne qui l’a choisi, la date et le nombre de documents que ce dossier apporte à lui seul.
Un dossier se choisit depuis Drive. Depuis la base, un admin peut l’arrêter :
Les documents entrés par ce dossier sortent de la base dans les instants qui suivent. Ceux qui avaient aussi été ajoutés à la main y restent. Rien ne change dans Drive.
Quand un document de Drive est en échec
Un document de Drive que la base n’a pas pu lire garde sa ligne, avec le statut Échec et la raison, par exemple Aucun texte exploitable dans ce document. pour un document vide. Tant qu’il est en échec, la base ne tient le plus souvent plus rien de ce document.
La correction se fait dans Drive : complétez le document, ou relancez-le depuis la liste de Drive avec Réessayer. Voir Comprendre l’état d’un document dans une base.
Ce qui change quand le document change dans Drive
| Dans Drive | Dans la base |
|---|---|
| Le contenu ou le titre est modifié. | La base reprend la nouvelle version après environ une minute. |
| Le document est mis à la corbeille. | Il disparaît de la base et de ses résultats de recherche. |
| Le document est restauré. | Il revient dans la base, sans action de votre part. |
| Le document quitte un dossier qui alimente la base. | Il sort de la base, sauf s’il y a aussi été ajouté à la main. |
Si vous avez rangé un document de Drive dans un dossier de la base, ce rangement est perdu quand le document passe par la corbeille de Drive ou par un échec : à son retour, il se trouve à la racine de la base.
Dans les résultats de recherche
Dans l’onglet Recherche, un passage tiré d’un document de Drive est cité par le titre du document, suivi de l’étiquette Drive. Il n’a pas de numéro de page.
Dans Chatbot, la source citée porte la mention Document du Drive. Voir Lire les sources d’une réponse.