Ajouter un document à une base de connaissances
Faire lire un document de Drive aux agents d’une base, voir où il est utilisé et l’en retirer.
Un document de Drive peut alimenter une base de connaissances. Les agents et les assistants qui utilisent cette base répondent alors à partir de son contenu. Le document reste dans Drive : la base le lit, suit ses modifications, et cesse de l’utiliser quand vous le retirez de la base ou le mettez à la corbeille.
Ajouter un document à une base ouvre son contenu à tous les membres de cette base. Ils le lisent à travers leurs agents et dans l’écran de la base, même s’ils n’ont pas accès au document dans Drive.
Si vous ne voyez ni la colonne Bases ni l’action Ajouter à une base…, la fonction n’est pas encore ouverte pour votre espace. Adressez-vous à votre administrateur.
Dans les exemples de cette page, la base s’appelle « Juridique ».
Qui peut ajouter un document
Il faut réunir deux conditions.
- Vous gérez les accès du document. C’est le cas si vous en êtes l’auteur, ou s’il vous a été partagé avec la permission Admin. Un compte-rendu ou un document de projet suit sa réunion ou son projet : il faut en être le propriétaire, ou y avoir la permission Admin.
- Vous êtes Contributeur ou Admin de la base. Un accès en Lecture ne suffit pas.
La base doit être une base documentaire. Un catalogue ne reçoit pas de documents de Drive.
Ajouter un document
- Dans la liste de Drive, ouvrez les actions du document (bouton ⋯ en bout de ligne).
- Choisissez Ajouter à une base….
- Dans la fenêtre Ajouter à une base de connaissances, choisissez la base. À partir de huit bases, le champ Rechercher une base apparaît en tête de liste.
- Lisez l’avis affiché sous la liste. Il nomme la base et indique combien de membres pourront lire le contenu.
- Cliquez sur Ajouter à la base.
Le message Document ajouté à la base "Juridique" confirme l’ajout. Le nom de la base apparaît sur la ligne du document, dans la colonne Bases. Son état est d’abord Indexation en cours. Les agents peuvent se servir du document dès que l’état passe à Indexé.
Rien ne change dans Drive. Le document garde ses accès. Il n’apparaît pas dans le Drive des membres de la base.
Le nombre de membres annoncé est un minimum. Il n’est affiché qu’aux membres de la base.
Ajouter plusieurs documents à la fois
- Cochez les documents dans la liste.
- Dans la barre en bas de l’écran, cliquez sur Ajouter à une base (N).
- Choisissez la base, puis cliquez sur Ajouter à la base.
Seuls les documents dont vous gérez les accès sont ajoutés. La fenêtre l’annonce avant l’envoi, par exemple 1 document sur 3 ne sera pas ajouté : vous n’en gérez pas les accès.
Après l’envoi, Drive indique combien de documents ont été ajoutés, combien étaient déjà dans la base et combien n’ont pas été ajoutés. La sélection reste cochée tant qu’il reste un document à traiter.
Pourquoi je ne peux pas ajouter ce document ?
La fenêtre d’ajout explique chaque blocage.
| Ce que vous lisez | Ce que cela veut dire |
|---|---|
| Vous ne gérez pas les accès de ce document. Seule la personne qui les gère peut l’ajouter à une base. | Demandez à l’auteur du document de l’ajouter, ou de vous donner la permission Admin sur ce document. |
| Vous y avez un accès en lecture. Un admin de la base peut vous y ajouter comme contributeur. | La base figure sous Bases où vous ne pouvez pas ajouter de document. Demandez à un admin de la base le niveau Contributeur. |
| Base de type catalogue : elle ne reçoit pas de documents du drive. | Choisissez une base documentaire. |
| La politique de confidentialité IA gèle l’ajout de contenu dans cette base. | Aucun contenu ne peut entrer dans cette base pour le moment. Voyez avec votre administrateur. |
| Déjà dans cette base | Le document y a déjà été ajouté. |
| Vous ne pouvez ajouter de document à aucune base | Vous n’êtes contributeur ou admin d’aucune base documentaire. Ouvrir les bases de connaissances vous mène à l’application pour en créer une ou demander un accès. |
| Ce document ne peut pas alimenter une base. | Certains fichiers ne sont pas des documents de Drive, par exemple un fichier produit par un agent. Ils ne s’ajoutent pas à une base. |
| Les bases de connaissances sont momentanément indisponibles. Réessayez dans un instant. | Rien n’a été enregistré. Recommencez un peu plus tard. |
Voir dans quelles bases se trouve un document
En Vue liste, la colonne Bases nomme la première base du document et compte les autres, par exemple Juridique +1. Sur une fenêtre étroite, la colonne laisse place à une pastille au bout du nom, par exemple 2 bases.
Cliquez sur ce nom ou sur cette pastille. Le détail s’ouvre sans quitter la liste, avec une ligne par base :
- qui a ajouté le document et quand (Ajouté par Camille le 12/10/2026), ou par quel dossier il est entré (Entré par le dossier "Contrats") ;
- combien de membres le lisent par cette base ;
- son état dans cette base.
Si vous gérez les accès du document, vous retrouvez les mêmes lignes dans Partager, sous le titre Bases de connaissances du volet Gérer les accès.
Vous voyez les bases auxquelles vous avez accès. Si vous gérez les accès du document, vous voyez toutes les bases où il se trouve.
Retirer un document d’une base
- Ouvrez les bases du document, comme ci-dessus.
- Sur la ligne de la base, cliquez sur la croix Retirer de la base "Juridique".
- Confirmez avec Retirer.
Le contenu du document ne sort plus dans les réponses des agents de cette base. Le document reste dans Drive.
Une exception : si le document est aussi rangé dans un dossier qui alimente cette base, il y reste. Vous n’avez retiré que l’ajout à la main. Pour le sortir de la base, déplacez-le hors du dossier.
Peuvent retirer un document : la personne qui l’a ajouté, la personne qui gère ses accès et un admin de la base.
Un document entré par un dossier n’a pas de croix. Il sort de la base quand il quitte ce dossier. Voir Alimenter une base avec un dossier.
Si Drive affiche Retrait de la base "Juridique" en cours, le retrait est enregistré. Le contenu finit de sortir de la base, il n’y a rien d’autre à faire.
Comprendre l’état d’un document dans une base
Chaque ligne du détail porte un état. Dans la liste, une icône sur le nom de la base signale le moins bon état parmi les bases du document : une alerte pour un échec, un sablier pour un document en attente de contenu.
| État | Ce que cela veut dire | Ce que vous pouvez faire |
|---|---|---|
| Indexation en cours | La base lit le document. | Attendre. L’état change sans action de votre part. |
| Indexé | Les agents de la base peuvent utiliser le contenu. | Rien. |
| En attente de contenu | Le document est vide. Il entrera dans la base dès qu’il aura du contenu. | Écrire dans le document. |
| Échec de l’indexation | La base n’a pas pu lire le document. La raison est écrite sous l’état. | Corriger la cause, puis cliquer sur Réessayer. |
Les raisons d’un échec :
- Ce document est trop volumineux pour être indexé.
- La politique de confidentialité IA gèle l’ajout de contenu dans cette base.
- Cette base ne reçoit plus de documents du drive.
- L’indexation n’a pas abouti. Dans ce cas, une nouvelle tentative suffit souvent. La base réessaie aussi d’elle-même, une heure plus tard, puis à intervalles de plus en plus longs.
Ne comptez pas sur l’ancienne version d’un document en échec. Le plus souvent, les agents de la base ne lisent plus rien de ce document tant que l’échec dure.
Réessayer est proposé à la personne qui a ajouté le document, à celle qui gère ses accès et aux admins de la base. Après un clic, le bouton n’est plus proposé pendant une minute. Si la tentative échoue encore, Drive l’indique : La nouvelle tentative n’a pas abouti.
Ce qui se passe quand le document change
- Vous modifiez son contenu ou son titre. La base reprend la nouvelle version après environ une minute. Vous n’avez rien à faire.
- Vous videz le document. Il passe à En attente de contenu et revient dans la base quand il retrouve du contenu.
- Vous le mettez à la corbeille. Il sort de toutes ses bases. Voir Dossiers et corbeille.
- Vous le déplacez. Rien ne change, sauf si le dossier de départ ou d’arrivée alimente une base.
Filtrer la liste par base
Au-dessus de la liste, le filtre Avec ou sans base propose :
- Dans une base, pour n’afficher que les documents présents dans au moins une base ;
- sous Une base précise, le nom de chaque base documentaire à laquelle vous avez accès.
Ce filtre se combine avec la recherche et les autres filtres. Tant qu’il est actif, la liste parcourt aussi les sous-dossiers.
Le filtre ne connaît que les bases auxquelles vous avez accès. Un document dont vous gérez les accès peut afficher une base à laquelle vous n’avez pas accès : le filtre ne le retrouve pas.
Questions fréquentes
Les membres de la base voient-ils mon document dans leur Drive ?
Non. Ils lisent son contenu par la base. Le document n’apparaît pas dans leur Drive et ses accès ne changent pas. Seules les personnes qui ont accès au document dans Drive peuvent l’ouvrir et le modifier.
J’ai retiré un document d’une base. Peut-il y revenir tout seul ?
Non. Une modification du document ne le fait pas revenir. Une restauration depuis la corbeille non plus, s’il avait été retiré avant. Pour qu’il y revienne, ajoutez-le de nouveau.
J’ai modifié mon document et l’agent répond encore avec l’ancienne version. Pourquoi ?
La base reprend une modification après environ une minute. Ouvrez ensuite les bases du document depuis la colonne Bases : son état doit être revenu à Indexé.
Et ensuite ?
- Alimenter une base avec un dossier
- Importer dans Drive, avec l’option Ajouter aussi à une base
- Documents de Drive dans une base, vus depuis l’application Bases de connaissances
- Lire les sources d’une réponse dans Chatbot