Alimenter une base avec un dossier

Un dossier de Drive peut alimenter une base de connaissances. Tout document rangé dans ce dossier, ou dans un de ses sous-dossiers, entre dans la base. Il en sort quand il quitte le dossier. Vous n’avez plus à ajouter les documents un par un.

Dans les exemples de cette page, la base s’appelle « Juridique » et le dossier « Contrats ».

Qui peut choisir le dossier

Seul un Admin de la base peut décider qu’un dossier l’alimente, et arrêter.

L’action Alimenter une base… est proposée à tout le monde. La fenêtre range les bases dont vous n’êtes pas admin sous Bases que vous ne pouvez pas alimenter avec un dossier, avec la raison : Seul un admin de la base peut y lier un dossier.

Alimenter une base avec un dossier

1. Ouvrez les actions du dossier (bouton ⋯), dans la liste, la grille ou l’arborescence de gauche.
2. Choisissez Alimenter une base….
3. Dans la fenêtre Alimenter une base avec ce dossier, choisissez la base.
4. Lisez l’avis. Il indique combien de documents du dossier entrent tout de suite dans la base, combien y sont déjà et combien restent hors base.
5. Cliquez sur Lier le dossier.

Le message Le dossier "Contrats" alimente la base "Juridique" confirme le choix et indique combien de documents la base est en train de lire.

Parmi les documents déjà présents, seuls ceux dont vous gérez les accès entrent dans la base. Les autres restent Hors base : la fenêtre les compte avant que vous validiez.

Pour un dossier volumineux, les documents sont lus progressivement. L’état Indexation en cours peut durer.

Un seul dossier par branche

Un dossier alimente une seule base. Un dossier ne peut pas alimenter une base si un de ses dossiers parents ou un de ses sous-dossiers en alimente déjà une.

Dans ce cas, le menu du dossier ne propose pas Alimenter une base…. Il affiche à la place une entrée grisée qui dit pourquoi :

• Alimente la base "Juridique" (par le dossier "Contrats"), pour un sous-dossier d’un dossier qui alimente déjà une base ;
• Un sous-dossier alimente déjà la base "Juridique", pour un dossier parent.

Reconnaître un dossier qui alimente une base

• Dans la liste, la colonne Bases écrit le nom de la base sur la ligne du dossier.
• Dans l’arborescence et sur les cartes, une icône suit le nom du dossier.
• Quand vous ouvrez le dossier, un bandeau l’annonce : Ce dossier alimente la base "Juridique".
• Dans un sous-dossier, le bandeau précise d’où vient la règle : Lien posé sur le dossier "Contrats".
• La même marque apparaît dans les fenêtres Déplacer vers et Dossier de destination.

Toutes les personnes qui utilisent Drive voient le nom de la base. Le nombre de membres n’est affiché qu’aux membres de la base.

Ce qui se passe quand un document entre dans le dossier

Un document entre dans la base si la personne qui le range remplit les deux conditions d’un ajout à la main : elle gère les accès du document et elle est Contributeur ou Admin de la base. Sinon, le document est rangé dans le dossier mais reste Hors base.

Si vous n’avez pas le droit d’ajouter à cette base, Drive vous prévient aussi avant. Le bandeau du dossier indique : Ce que vous déposez ici reste hors de la base : vous ne pouvez pas y ajouter de document. La fenêtre de déplacement compte les documents qui seront rangés sans entrer dans la base, et son bouton reste Déplacer.

Pourquoi mon document est « Hors base » ?

La mention Hors base signale un document rangé dans un dossier qui alimente une base, mais qui n’est pas dans cette base. Il n’est donc pas lu par les agents de cette base.

Cela arrive notamment dans les cas suivants :

• la personne qui a rangé le document n’en gérait pas les accès, ou n’était pas contributeur de la base ;
• le document était déjà dans le dossier quand un admin a choisi ce dossier, et cet admin n’en gérait pas les accès ;
• le document a été retiré de la base depuis l’écran de la base ;
• le document a été restauré depuis la corbeille dans un dossier qui, entre-temps, s’est mis à alimenter une base ;
• le fichier importé a été validé par une autre personne que celle qui a lancé l’import ;
• la base ne pouvait pas recevoir de contenu au moment où le document a été rangé, par exemple parce que l’ajout de contenu y était gelé.

Un document Hors base n’entre pas dans la base tout seul plus tard. Quelqu’un qui en a le droit doit l’y ajouter.

Cliquez sur Hors base pour savoir de quelle base il s’agit. Le détail indique qui peut agir : Peut l’y ajouter : un contributeur ou un admin de la base qui gère aussi les accès du document.

Si vous remplissez ces deux conditions, le bouton Ajouter à la base "Juridique" est proposé dans ce détail :

1. Cliquez sur Hors base.
2. Cliquez sur Ajouter à la base "Juridique".
3. Vérifiez l’avis, puis cliquez sur Ajouter à la base.

Sinon, demandez à l’auteur du document ou à un admin de la base.

Ce qui se passe quand un document quitte le dossier

Un document entré par le dossier sort de la base quand vous le déplacez hors de ce dossier. Drive le confirme : 1 document retiré de la base "Juridique" : il n’y était que par son dossier.

Deux précisions :

• Un document entré par le dossier ne se retire pas à la main depuis Drive. Déplacez-le hors du dossier. Un admin de la base peut aussi le retirer depuis l’écran de la base.
• Un document ajouté aussi à la main reste dans la base. Si vous ajoutez à la base un document que le dossier y avait fait entrer, il ne dépend plus du dossier : il reste dans la base même s’il quitte le dossier. À l’inverse, retirer cet ajout à la main ne le sort pas de la base tant qu’il est dans le dossier.

Arrêter d’alimenter la base

Réservé aux admins de la base.

1. Ouvrez le dossier et cliquez sur Ne plus alimenter dans le bandeau. Vous pouvez aussi ouvrir les actions du dossier et choisir Ne plus alimenter la base "Juridique".
2. Lisez la confirmation Ne plus alimenter la base "Juridique" ?.
3. Cliquez sur Ne plus alimenter.

Les documents entrés dans la base par ce dossier en sortent dans les instants qui suivent. Ceux qui y ont été ajoutés à la main y restent. Rien ne change dans Drive : le dossier et ses documents restent en place.

Un admin de la base peut faire la même chose depuis l’application Bases de connaissances. Voir Documents de Drive dans une base.

Supprimer un dossier qui alimente une base

Supprimer ce dossier revient à arrêter d’alimenter la base. Seul un admin de la base peut donc le supprimer.

• Vous êtes admin de la base. La confirmation vous prévient : Il alimente la base "Juridique" : les documents qui y sont entrés par ce dossier en sortiront dans les instants qui suivent. Comme pour tout dossier, son contenu remonte dans le dossier parent.
• Vous ne l’êtes pas. Drive affiche Ce dossier ne peut pas être supprimé et vous indique pourquoi : Ce dossier alimente la base "Juridique". Seul un administrateur de cette base peut le supprimer.

Vous pouvez supprimer un dossier parent. Le dossier qui alimente la base remonte alors d’un niveau et continue de l’alimenter.

Questions fréquentes

Un document restauré depuis la corbeille revient-il dans la base du dossier ?

Il revient dans les bases où il se trouvait avant d’aller à la corbeille. Si son dossier s’est mis à alimenter une base pendant qu’il était à la corbeille, il n’y entre pas : il porte la mention Hors base.

J’ai rangé mon propre document dans le dossier et il est « Hors base ». Pourquoi ?

Le plus souvent, vous gérez ses accès mais vous n’êtes pas contributeur de la base. Demandez à un admin de la base de vous donner le niveau Contributeur, puis ajoutez le document depuis la mention Hors base.

Les documents sortent-ils de la base dès que j’arrête d’alimenter ?

Dans les instants qui suivent. La liste se met à jour sans action de votre part.

Et ensuite ?

• Ajouter un document à une base de connaissances
• Dossiers et corbeille
• Documents de Drive dans une base