Dossiers et corbeille
Classer les documents, déplacer une sélection et restaurer un document retiré de Drive.
Créer et parcourir les dossiers
Depuis l’accueil, utilisez Nouveau dossier. Dans le menu d’un dossier, Nouveau sous-dossier crée un niveau supplémentaire.
Le fil d’Ariane indique l’emplacement courant et permet de revenir à la racine ou à un dossier parent. Vous pouvez aussi renommer un dossier depuis ses actions.
Déplacer des documents
Pour un seul document, ouvrez ses actions puis choisissez Déplacer vers....
Pour plusieurs documents :
- activez leur case de sélection ;
- vérifiez le nombre affiché dans la barre en bas de l’écran ;
- cliquez sur Déplacer (N) ;
- choisissez le dossier de destination.
Drive signale séparément les éléments qui n’ont pas pu être déplacés faute de droits. Vous pouvez également faire glisser un document ou la sélection vers un dossier.
Si le dossier de destination alimente une base de connaissances, Drive demande une confirmation avant de déplacer : les documents peuvent entrer dans cette base et devenir lisibles par ses membres. À l’inverse, un document qui quitte un tel dossier sort de la base, sauf s’il y a aussi été ajouté à la main. Voir Alimenter une base avec un dossier.
Supprimer un dossier
La suppression d’un dossier ne supprime pas ses documents ni ses sous-dossiers : son contenu remonte dans le dossier parent. Lisez la confirmation avant de valider.
La suppression est refusée si le dossier contient un document que vous n’avez pas le droit de modifier.
Un dossier qui alimente une base de connaissances ne peut être supprimé que par un admin de cette base. Ses documents sortent alors de la base, sauf ceux qui y ont été ajoutés à la main.
Retirer un document de Drive
L’action Supprimer d’un document le place dans la Corbeille. Pour un document issu d’une réunion ou d’un projet, le document d’origine n’est pas supprimé.
Dans Corbeille, utilisez Restaurer pour remettre l’entrée dans Drive. Si la ressource d’origine n’existe plus, Drive indique que la restauration est impossible.
Corbeille et bases de connaissances
Un document mis à la corbeille sort de toutes les bases de connaissances qu’il alimente. Les agents de ces bases ne le lisent plus. La confirmation de suppression vous prévient, par exemple Il alimente 2 bases de connaissances : il en sera retiré.
Quand vous restaurez le document, il revient de lui-même dans les bases où il se trouvait. Vous n’avez pas à l’ajouter de nouveau.
Deux limites :
- un document que vous aviez retiré d’une base avant de le supprimer n’y revient pas ;
- si son dossier s’est mis à alimenter une base pendant qu’il était à la corbeille, le document restauré n’entre pas dans cette base. Il porte la mention Hors base.