Importer dans Drive

La rubrique Importer convertit des fichiers .docx, .pdf et .xlsx. Un lot peut contenir jusqu’à 500 fichiers.

Préparer le lot

1. Glissez des fichiers ou un dossier dans la zone de dépôt, ou utilisez Choisir des fichiers / Choisir un dossier.
2. Retirez de la liste les éléments ajoutés par erreur. Les formats non pris en charge sont signalés comme ignorés.
3. Choisissez le Dossier de destination.
4. Choisissez le mode :
   • Documents éditables pour convertir le contenu vers l’éditeur ;
   • Archives (lecture seule) pour conserver des documents consultables sans les rendre modifiables.
5. Si les documents doivent aussi alimenter une base de connaissances, choisissez-la dans Ajouter aussi à une base. Voir la section suivante.
6. Activez Enrichissement IA (type + mots-clés) si cette option est utile pour le classement.
7. Cliquez sur Importer N fichiers.

Le choix d’un dossier conserve aussi l’arborescence relative des fichiers importés.

Ajouter les documents importés à une base de connaissances

L’option Ajouter aussi à une base fait entrer chaque fichier converti dans la base choisie, en plus de le ranger dans Drive. Elle est réglée sur Aucune base par défaut. Si vous ne la voyez pas, la fonction n’est pas encore ouverte pour votre espace.

La liste propose les bases documentaires dont vous êtes Contributeur ou Admin.

Avant l’envoi, une note rappelle qui lira les documents, par exemple Les 14 membres de la base "Juridique" pourront lire les documents importés via leurs agents.

Le Dossier de destination compte aussi. S’il alimente une base, une seconde note l’indique :

• Le dossier "Contrats" alimente la base "Juridique" : les documents importés y entreront. ;
• ou Le dossier "Contrats" alimente la base "Juridique", mais vous n’y êtes pas contributeur : les documents importés resteront hors base.

Pendant et après la conversion, la colonne Détails indique où en est chaque fichier dans sa base, par exemple Base "Juridique" : Indexé. Si un fichier n’est pas entré dans la base, la raison est écrite à la place, par exemple Non ajouté à la base : il faut en être contributeur ou admin. L’import du fichier dans Drive n’échoue pas pour autant.

Trois règles à connaître :

• un fichier À vérifier n’entre dans aucune base tant qu’il n’est pas marqué vérifié ;
• seule la personne qui a lancé l’import peut le faire entrer dans la base en le vérifiant. Si quelqu’un d’autre le vérifie, le fichier est converti mais n’entre pas dans la base ;
• un fichier En échec n’entre jamais dans une base.

Un document resté hors de la base s’ajoute ensuite depuis la liste. Voir Ajouter un document à une base de connaissances.

Suivre la conversion

Drive affiche d’abord Envoi des fichiers, puis Conversion en cours. Le récapitulatif distingue :

• les fichiers Convertis ;
• les fichiers À vérifier ;
• les fichiers En échec.

Utilisez les onglets pour isoler chaque catégorie.

Vérifier les résultats

Pour un élément À vérifier, utilisez Vérifier côte à côte. Le fichier original apparaît à gauche lorsque son aperçu est disponible et le document converti à droite. Vous pouvez ensuite :

• Marquer vérifié ;
• ouvrir le document ;
• télécharger l’original ;
• naviguer entre les éléments avec les boutons ou les touches j et k.

Pour plusieurs éléments, Tout marquer vérifié traite la file affichée.

Corriger un échec

Le motif affiché distingue notamment un fichier protégé, vide, trop volumineux, au contenu incompatible avec son extension ou un format non pris en charge.

Retirez la protection par mot de passe avant un nouvel import. Utilisez Réessayer ou Réessayer (parsing avancé) lorsque ces actions sont proposées. Le bouton Relancer les échecs traite plusieurs fichiers.

La conversion peut modifier la mise en page. Comparez toujours les éléments importants au fichier d’origine avant diffusion.