Partager une base
Accorder et administrer les accès d’utilisateurs ou d’équipes.
L’onglet Partage est visible uniquement pour les admins de la base. Il distingue les accès explicites accordés à des utilisateurs ou équipes des accès implicites liés au rôle dans l’organisation.
Ajouter un accès
Niveaux d’accès
| Niveau | Possibilités visibles dans l’application |
|---|---|
| Lecture | Consulter le contenu et utiliser la recherche. |
| Contributeur | Lecture, ajout de documents et création de dossiers. |
| Admin | Contribution, actions groupées sur les documents, partage et paramètres de la base. |
Le rôle global Lecture seule d’un compte dans l’organisation continue de limiter ce compte, même si un niveau plus élevé lui est accordé sur la base.
Ce que le partage ouvre sur les documents de Drive
Partager une base donne à lire tout son contenu, y compris celui des documents de Drive qui y ont été ajoutés. Une personne en Lecture lit ce contenu dans la base et à travers les agents, même si le document ne lui est pas partagé dans Drive. Elle ne peut ni l’ouvrir dans Drive ni le modifier.
Les niveaux Contributeur et Admin comptent aussi dans Drive : il faut être contributeur pour ajouter un document de Drive à la base, et admin pour choisir un dossier de Drive qui l’alimente. Voir Documents de Drive dans une base.
Modifier ou retirer un accès
Dans la liste des accès explicites :
- utilisez le sélecteur de rôle pour changer le niveau ;
- cliquez sur l’icône de retrait pour supprimer l’accès.
Le propriétaire ne peut pas être retiré. La base doit conserver au moins un admin : l’interface désactive ou refuse l’action qui retirerait le dernier.
Comprendre la liste
La liste affiche le propriétaire et les partages explicites. Elle ne matérialise pas tous les droits implicites :
- les administrateurs de l’organisation ont un accès admin à toutes les bases ;
- une ancienne base sans propriétaire déclaré peut être consultable par tous les utilisateurs de l’organisation.
Ces règles sont rappelées sous la liste dans l’interface.