Organiser et gérer le contenu
Classer les documents, les consulter et appliquer des actions groupées.
L’onglet Contenu regroupe les documents ou les enregistrements de la base. Les actions disponibles dépendent de votre rôle.
Retrouver un document
Le champ Rechercher un document… filtre les fichiers de toute la base, sans tenir compte du dossier actuellement ouvert. La recherche ignore les différences de casse et d’accents.
Cliquez sur la ligne d’un document pour ouvrir la visionneuse. La ligne indique aussi sa taille, sa date de mise à jour, sa période de validité lorsqu’elle a été déclarée, le parser utilisé et son statut.
Organiser en dossiers
Les rôles Contributeur et Admin peuvent cliquer sur Nouveau dossier. Le nouveau dossier est créé dans le dossier actuellement ouvert.
Le fil Racine › … permet de revenir à un niveau précédent. Lors d’un import, le champ Dossier de destination place directement les fichiers au bon endroit. Le bouton Importer un dossier (arborescence) recrée les sous-dossiers du dossier sélectionné.
Déplacer, retraiter ou supprimer
Ces actions groupées sont réservées aux admins de la base :
Le retraitement repart de l’original conservé. Si l’original n’est pas disponible pour un ancien document, l’interface demande de réimporter le fichier.
La suppression est définitive et purge aussi les données indexées du document.
Ces règles valent pour les fichiers déposés dans la base. Un document venu de Drive se traite autrement : il ne se retraite pas, et il se retire de la base sans être supprimé. Il reste dans Drive. Voir Documents de Drive dans une base.
Cas d’un catalogue
Le contenu d’un catalogue est présenté en deux niveaux : une ligne par fichier importé, puis les enregistrements de ce fichier. Les boutons Précédent et Suivant parcourent les pages d’enregistrements.