Connexions email
Gouverner les boîtes Gmail connectées aux automatisations.
La sous-rubrique Connexions email permet de contrôler l'utilisation des boîtes Gmail connectées par les utilisateurs pour déclencher des automatisations.
Cette page ne remplace pas la configuration d'envoi d'emails. Pour l'envoi des invitations, codes de connexion, notifications et actions Envoyer un email, voir Email.
À quoi ça sert
Les connexions email servent à autoriser ou bloquer les automatisations qui démarrent lorsqu'une boîte Gmail reçoit un message. L'administrateur peut :
- activer ou désactiver la capacité pour l'instance ;
- autoriser Gmail comme fournisseur ;
- autoriser les déclencheurs Email dans Automatisations ;
- limiter la récupération initiale ;
- limiter le nombre de boîtes connectées par utilisateur ;
- consulter les boîtes connectées et leurs usages ;
- mettre une boîte en pause, reprendre, tester, purger, révoquer ou supprimer.
La vue de gouvernance affiche des métadonnées et des états d'usage. Elle n'est pas conçue pour lire le contenu des emails.
Politique de connexion
La première section définit ce que les utilisateurs peuvent faire.
| Réglage | Effet |
|---|---|
| Activer les connexions email | Autorise les utilisateurs à connecter une boîte email. Désactivé, aucune nouvelle connexion n'est possible. |
| Autoriser Gmail | Autorise Gmail comme fournisseur disponible. |
| Autoriser l'app Automatisations | Permet l'utilisation des boîtes connectées dans l'app Automatisations. |
| Autoriser les déclencheurs par email | Permet de créer des automatisations avec déclencheur Email. |
| Récupération initiale maximum | Limite la période d'emails récents pouvant être importés au premier démarrage. |
| Boîtes connectées max par utilisateur | Limite le nombre de boîtes qu'un utilisateur peut connecter. |
Boîtes connectées
La liste Boîtes connectées donne une vue de suivi par boîte.
| Colonne | Description |
|---|---|
| Boîte | Adresse ou alias de la boîte connectée. |
| Statut | État de la connexion : connectée, en pause, révoquée, en erreur, etc. |
| Emails | Volume d'emails traités. |
| Pièces jointes | Volume de pièces jointes importées. |
| Déclencheurs actifs | Nombre d'automatisations qui utilisent cette boîte. |
| Dernière synchro | Dernière activité connue. |
| Actions | Commandes disponibles sur la boîte. |
Utilisez Actualiser pour recharger les statuts et volumes.
Actions sur une boîte
| Action | Effet |
|---|---|
| Détails | Ouvre les usages, événements d'audit et erreurs associées à la boîte. |
| Tester | Vérifie que la connexion est encore utilisable. |
| Synchroniser maintenant | Demande une synchronisation immédiate. |
| Mettre en pause | Suspend temporairement le traitement de cette boîte. |
| Reprendre | Réactive une boîte en pause. |
| Purger | Supprime les emails et pièces jointes déjà importés, sans supprimer la connexion. |
| Révoquer | Retire l'accès à la boîte et désactive les déclencheurs liés, tout en gardant une trace visible pour l'audit. |
| Supprimer | Supprime la connexion, ses données importées et ses liens avec les déclencheurs. |
Purger, révoquer et supprimer peuvent interrompre des automatisations existantes. Vérifiez les usages de la boîte avant de confirmer.
Détail d'une boîte
Le panneau de détail contient trois onglets.
| Onglet | Contenu |
|---|---|
| Usages | Automatisations et nœuds qui utilisent cette boîte. |
| Audit | Événements importants : connexion, test, révocation, purge, erreurs. |
| Erreurs | Dernières erreurs de traitement ou de livraison. |
Ces informations servent au diagnostic et à la gouvernance. Elles doivent permettre d'identifier quelles automatisations sont touchées avant de modifier ou retirer une connexion.
Bonnes pratiques
- Activez d'abord la fonctionnalité pour un nombre limité d'utilisateurs.
- Demandez aux utilisateurs de connecter des boîtes fonctionnelles plutôt que des boîtes personnelles quand le cas d'usage est partagé.
- Utilisez les filtres du déclencheur Email pour éviter de traiter des emails hors périmètre.
- Vérifiez l'onglet Usages avant toute révocation ou suppression.
- Purgez les données importées lorsqu'une boîte ne doit plus être conservée dans le cadre de votre politique interne.