Concevoir et publier un formulaire
Créer le formulaire dans Automatisation, configurer ses champs et tester son exécution.
La conception se fait dans Automatisation. L'application Formulaires sert ensuite à présenter le formulaire aux utilisateurs et à lancer le workflow associé.
Créer l'automatisation
- Ouvrez Automatisation depuis le tableau de bord.
- Créez un workflow ou ouvrez celui qui doit recevoir les réponses.
- Ajoutez ou sélectionnez le déclencheur de type Formulaire.
- Donnez un nom clair au workflow afin de le retrouver dans les deux applications.
Un workflow avec un déclencheur Formulaire ne se lance pas comme une automatisation manuelle ordinaire. Il reçoit les valeurs lors d'un test ou d'une soumission depuis l'application Formulaires.
Régler la présentation
Dans la configuration du déclencheur, renseignez :
- Titre du formulaire, visible par l'utilisateur ;
- Description du formulaire, pour expliquer l'objectif et l'usage des réponses ;
- Libellé du bouton de soumission, par exemple "Envoyer la demande".
Expliquez ce qui se passera après l'envoi, surtout si l'automatisation crée un document, prévient une personne ou écrit dans un autre outil.
Ajouter et organiser les champs
Cliquez sur Ajouter un champ, puis choisissez le type adapté :
| Type | Usage courant |
|---|---|
| Text | Réponse courte : nom, référence ou objet |
| Textarea | Description ou commentaire long |
| Number | Quantité ou valeur numérique |
| Date | Date à transmettre au workflow |
| File | Un fichier |
| Multi-file | Plusieurs fichiers, avec un nombre maximal configurable |
| Dropdown | Une option parmi une liste définie à l'avance |
| Checkbox | Confirmation ou choix oui/non |
Pour chaque champ :
- saisissez un libellé compréhensible ;
- activez Obligatoire si le workflow ne peut pas fonctionner sans cette valeur ;
- ouvrez les réglages avancés pour ajouter un texte indicatif et une description ;
- pour un menu, écrivez une option par ligne ;
- pour les fichiers, indiquez les extensions acceptées et, si nécessaire, le nombre maximal ;
- utilisez les flèches pour placer les champs dans l'ordre de saisie attendu.
Le nom technique du champ est dérivé de son libellé. Si le libellé contient des caractères non acceptés ou reste vide, corrigez l'erreur avant d'enregistrer.
Utiliser les réponses dans le workflow
Reliez le déclencheur aux actions à exécuter. Dans la configuration d'une action, référencez les champs du formulaire depuis les sorties proposées par l'éditeur.
Vérifiez chaque correspondance : une valeur de date ne se traite pas comme un fichier, et un champ facultatif peut être absent. Pour un fichier destiné à devenir une source durable d'un projet, utilisez l'action prévue à cet effet plutôt qu'une simple valeur texte.
Enregistrer, activer et tester
Le test fidèle exige que le workflow soit enregistré et actif : le formulaire testé doit correspondre exactement au schéma sauvegardé.
- Enregistrez le workflow.
- Activez Workflow actif.
- Cliquez sur l'action de test du formulaire.
- Renseignez des données fictives et des fichiers de démonstration.
- Relisez l'avertissement, puis cliquez sur Tester.
- Suivez chaque étape dans l'exécution et vérifiez ses effets.
Le test est une exécution réelle. Il peut créer un compte-rendu ou des documents et déclencher toutes les actions du workflow. Utilisez des destinataires et des données de démonstration.
Après une modification des champs, enregistrez de nouveau puis rejouez le test. Une ancienne soumission conserve les valeurs envoyées avec la version utilisée à ce moment.
Vérifier dans l'application Formulaires
Ouvrez Formulaires avec un compte auquel le workflow est destiné. Retrouvez le formulaire, vérifiez son titre et l'ordre des champs, puis effectuez une soumission de démonstration.
Quittez la page et ouvrez le suivi de l'exécution pour confirmer le résultat. Si le formulaire n'apparaît pas, vérifiez l'activation du workflow et les accès de l'utilisateur.